Principals obligacions que han de complir les empreses, atès el nombre de persones treballadores de la seva plantilla.
En aquests primers mesos de l’any, resulta oportú fer balanç i revisar les obligacions laborals bàsiques de les empreses. D’aquesta manera, es garantirà el compliment de la normativa laboral i es podran afrontar possibles contingències.
El present anàlisi resumeix els aspectes clau d’algunes de les citades obligacions, diferenciant les que han de complir totes les organitzacions, de les que s’associen preceptivament a la grandària de la seva plantilla, és a dir, a un determinat nombre d’empleats.
Obligacions per a totes les empreses, amb independència de la grandària de la seva plantilla
1. Registre retributiu
Totes les empreses han de portar i mantenir un registre retributiu per a fer efectiu el dret a la igualtat de tracte i no discriminació entre dones i homes en matèria salarial. Es tracta d’una obligació imposada pel Reial decret 902/2020, de 13 d’octubre, d’igualtat retributiva entre dones i homes, derivada de l’article 28.2 de l’Estatut dels Treballadors. Aquest últim precepte disposa que l’empresari ha de portar un registre amb els valors mitjans dels salaris, els complements salarials i les percepcions extrasalarials de la seva plantilla, desagregats per sexe i distribuïts per grups professionals, categories professionals o llocs de treball iguals o d’igual valor.
La mateixa norma estatutària afegeix que quan en una empresa amb, almenys, 50 empleats, la mitjana de les retribucions a les persones treballadores d’un sexe sigui superior als de l’altre en un 25% o més, prenent el conjunt de la massa salarial o la mitjana de les percepcions satisfetes, l’empresari haurà d’incloure en el registre salarial una justificació de que aquesta diferència respon a motius no relacionats amb el sexe de les persones treballadores.
L’articulació d’aquest registre respon a dos principis: el de transparència retributiva i el d’igual retribució per treball d’igual valor.
L’arxiu ha de contenir les següents dades: valors mitjans de salaris, complements salarials i percepcions de la plantilla, desagregats per sexe i distribuïts per grups, i categories professionals o llocs de treball iguals o d’igual valor.
Les empreses obligades a auditoria retributiva han de reflectir, a més, les mitjanes aritmètiques i les mitjanes de les agrupacions dels treballs d’igual valor, i una justificació quan la mitjana aritmètica o mitjana de les retribucions totals en l’empresa de les persones treballadores d’un sexe sigui superior a les de l’altre en, almenys, un 25%.
2. Registre obligatori de jornada
D’acord amb els articles 12.4.c), 34.9 i 35.5 de l’Estatut dels Treballadors, és obligatori per a qualsevol empresa disposar del registre obligatori de jornada, que inclourà l’horari d’inici i fi de la mateixa en relació amb cadascuna de les seves persones treballadores.
Un dels principals projectes que pretén abordar l’Executiu al llarg de l’any és la reforma d’aquest registre.
L’arxiu ha d’organitzar-se i documentar-se a través de negociació col·lectiva o acord d’empresa; en defecte d’això, mitjançant decisió de l’empresari prèvia consulta amb els representants legals de la plantilla.
En relació amb la conservació de les dades, s’exigeix durant quatre anys. En aquest període, han d’estar a la disposició de les persones treballadores, els seus representants legals i la Inspecció de Treball i Seguretat Social.
Existeixen, finalment, algunes especialitats per a controlar les hores extraordinàries treballades i computar la jornada de les persones treballadores a temps parcial.
En el futur, com s’ha indicat, s’espera la implementació d’un nou sistema molt més estricte. La digitalització serà obligatòria i presentarà un contingut mínim: hora d’inici i fi de la jornada, pauses no computables, diferenciació entre treball presencial i a distància, etc.
3. Protocol d’assetjament sexual i per raó de sexe
El fonament d’aquesta obligació parteix de la Llei orgànica 3/2007, de 22 de març, per a la igualtat efectiva de dones i homes, i es va articular mitjançant el Reial decret 901/2020, de 13 d’octubre, i la Llei orgànica 10/2022, de 6 de setembre, de garantia integral de la llibertat sexual. Aquesta normativa imposa la necessitat d’adoptar condicions de treball que evitin l’assetjament sexual i l’assetjament per raó de sexe, arbitrar procediments específics per a la seva prevenció i així com la tramitació de denúncies o reclamacions.
El contingut mínim del protocol és el següent:
• Objectius.
• Declaració de principis.
• Àmbit d’aplicació.
• Definicions i tipologies.
• Sancions i accions correctives.
• Procediment d’actuació.
Hi ha una sèrie de mesures que han de negociar-se directament amb la plantilla: concretament, l’elaboració i difusió de codis de bones pràctiques, així com la realització de campanyes informatives o accions de formació.
4. Protocol de desconnexió digital
La desconnexió digital pot definir-se com el dret de qualsevol persona treballadora a no atendre cap mena de comunicació de l’empresa durant els seus períodes de descans, permisos i vacances.
En aquest cas, l’obligació legal es desprèn de tres normes: en primer lloc, la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (art. 88); a més, d’un article específic de l’Estatut dels Treballadors (art. 20 bis) i de la Llei 10/2021, de 9 de juliol, de treball a distància.
La desconnexió afecta, segons aquesta normativa, a totes les persones ocupades, ja siguin presencials, a distància, treballin a jornada completa o parcial, etc.
El protocol és el document en el qual han de plasmar-se la política interna i les mesures adoptades per l’empresa per a garantir el dret a la desconnexió digital de la plantilla.
5. Pla de prevenció de riscos laborals
Un pla de prevenció de riscos laborals implica la integració de la labor preventiva en el sistema general de gestió de tota organització, tant en el conjunt de les seves activitats com en els seus nivells jeràrquics.
Segons la principal norma en aquest àmbit, Llei 31/1995, de 8 de novembre, de Prevenció de Riscos Laborals (art. 16), els instruments per a aplicar i gestionar el pla són dos: l’avaluació de riscos laborals i la planificació de l’activitat preventiva.
• L’empresari ha de fer una avaluació inicial dels riscos per a la seguretat i salut de la seva plantilla, tenint en compte, amb caràcter general, la naturalesa de l’activitat, les característiques dels llocs de treball existents i dels treballadors que hagin d’exercir-los (igual avaluació haurà de fer en ocasió de l’elecció dels equips de treball, de les substàncies o preparats químics i del condicionament dels llocs de treball).
• Aquesta avaluació inicial ha de tenir en compte qualsevol actuació que hagi de desenvolupar-se d’acord amb la normativa sobre protecció de riscos específics i activitats d’especial perillositat.
• L’avaluació serà actualitzada quan canviïn les condicions de treball i, en tot cas, se sotmetrà a consideració i es revisarà, si calgués, en ocasió dels danys per a la salut que s’hagin produït.
• Si els resultats de l’avaluació posessin de manifest situacions de risc, l’empresari durà a terme les activitats preventives necessàries per a eliminar o reduir i controlar tals riscos. Aquestes activitats seran objecte de planificació pel mateix empresari, incloent-hi per a cada activitat preventiva el termini per a dur-la a terme, la designació de responsables i els recursos humans i materials necessaris per a la seva execució.
D’altra banda, el pla ha d’incloure els següents elements: l’estructura organitzativa, responsabilitats, funcions, pràctiques, procediments, processos i els recursos necessaris per a realitzar l’acció de prevenció de riscos en l’empresa.
6. Calendari laboral
D’acord amb l’art. 34.6 de l’Estatut dels Treballadors, el calendari laboral és un document que comprèn l’horari de treball i la distribució anual dels dies de treball, festius, descansos setmanals o entre jornades, i altres dies inhàbils, tenint en compte la jornada màxima legal o, si és el cas, la pactada.
El calendari, que es confecciona amb una periodicitat anual, ha d’elaborar-se després de consulta i previ informe dels representants legals de la plantilla.
El document haurà d’exposar-se, de manera visible, en cada centre de treball.
7. Acord de treball a distància
Els articles 5 a 18 de la Llei 10/2021, de 9 de juliol, de treball a distància, s’encarreguen d’aquesta obligació de l’empresari, recalcant que aquesta modalitat de prestació de serveis és voluntària.
Així, la finalitat d’aquests acords és recollir fefaentment els drets i obligacions derivats de l’activitat laboral realitzada en remot per la persona treballadora, de manera voluntària i consensuada amb l’ocupadora.
Pel que fa al contingut mínim de l’acord, és el següent:
• Inventari dels mitjans, equips i eines que exigeix el desenvolupament del treball concertat, inclosos els consumibles i els elements mobles, així com de la vida útil o període màxim per a la renovació d’aquests.
• Enumeració de les despeses que es poguessin causar a la persona treballadora, així com la forma de quantificació de la compensació que ha d’abonar l’empresa (element obligatori) i moment i forma per a realitzar la mateixa, que es correspondrà, d’existir, amb la previsió recollida en el conveni o acord col·lectiu d’aplicació.
• Horari de treball de la persona treballadora i, dins d’ell, si és el cas, regles de disponibilitat.
• Percentatge i distribució entre treball presencial i treball a distància, si és el cas.
• Centre de treball de l’empresa al qual queda adscrita la persona treballadora a distància i en la qual, si és el cas, desenvoluparà la part de la jornada de treball presencial.
• Lloc de treball triat per la persona treballadora per al desenvolupament del treball a distància (normalment, és el seu domicili).
• Durada de terminis de preavís per a l’exercici de les situacions de reversibilitat (és a dir, poder tornar a prestar treball de manera presencial, si és el cas).
• Mitjans de control empresarial de l’activitat.
• Procediment a seguir en el cas de produir-se dificultats tècniques que impedeixin el normal desenvolupament del treball a distància.
• Instruccions dictades per l’empresa, amb la participació de la representació legal de les persones treballadores, en matèria de protecció de dades, específicament aplicables en el treball a distància.
• Instruccions dictades per l’empresa, prèvia informació a la representació legal de les persones treballadores, sobre seguretat de la informació, específicament aplicables en el treball a distància.
• Durada de l’acord.
En relació amb els seus elements formals, l’acord ha de plasmar-se per escrit; a més, pot incorporar-se al contracte inicial o en un moment posterior (sempre abans del treball); l’empresa donarà a la representació legal de la plantilla còpia dels acords i les seves actualitzacions.
Obligacions per a empreses de 50 o més persones treballadores
8. Pla d’igualtat
Els plans d’igualtat són obligatoris per a empreses que comptin amb 50 o més persones treballadores. Per a la quantificació d’aquest número, ha de tenir-se en compte tota la plantilla; i l’obligació es mantindrà encara que es produeixi una reducció de plantilla.
En el nostre ordenament, un pla d’igualtat és un conjunt ordenat de mesures, adoptades després de realitzar un diagnòstic de situació, tendents a aconseguir la igualtat de tracte i oportunitats entre dones i homes i a eliminar la discriminació per raó de sexe.
La Llei orgànica 3/2007, de 22 de març, per a la igualtat efectiva de dones i homes, recull aquest extrem en l’art. 45. Més tard, el Reial decret 901/2020, de 13 d’octubre, va regular els plans d’igualtat i el seu registre.
Perquè una empresa dissenyi un pla d’igualtat, ha de seguir una sèrie d’etapes successives:
• Constitució d’una comissió consultiva.
• Elaboració del diagnòstic.
• Establiment de mesures concretes (correctives).
• Registre del pla.
• Implantació.
• Seguiment.
9. Auditoria retributiva
La mateixa Llei orgànica 3/2007, de 22 de març, es converteix en el marc legal d’aquesta exigència legal i al·ludeix a l’auditoria salarial en diversos preceptes. El Reial decret 902/2020, de 13 d’octubre, d’igualtat retributiva entre dones i homes, la va desenvolupar posteriorment, sent també d’aplicació el conegut Reial decret 901/2020, per formar part l’obligació del pla d’igualtat, sense oblidar l’art. 28 de l’Estatut dels Treballadors.
L’auditoria ha d’abordar les següents obligacions: l’avaluació dels llocs de treball; la rellevància d’altres factors desencadenants de la diferència retributiva, així com les possibles deficiències en el disseny o ús de les mesures de conciliació i corresponsabilitat en l’empresa, o les dificultats que les persones treballadores puguin trobar en la seva promoció professional o econòmica; i l’establiment d’un pla d’actuació per a la correcció d’aquestes desigualtats.
La seva vinculació amb el pla d’igualtat és innegable, de manera que es requereix la seva implantació, obligatòriament, a totes les organitzacions que dissenyin un pla d’igualtat.
10. Protocol per a evitar la discriminació del col·lectiu LGTBI+
L’art. 15 de la Llei 4/2023, de 28 de febrer, per a la igualtat real i efectiva de les persones trans i per a la garantia dels drets de les persones LGTBI, obliga a les empreses de més de 50 persones treballadores a comptar amb un conjunt planificat de mesures i recursos per a aconseguir la igualtat real i efectiva d’aquest col·lectiu. Entre les mesures, ha d’incloure’s un protocol d’actuació per a l’atenció de l’assetjament o la violència.
El protocol ha de ser pactat a través de la negociació col·lectiva i acordat amb la representació legal de les persones treballadores. El contingut i abast d’aquestes mesures es desenvoluparan reglamentàriament.
A més, els poders públics han d’impulsar l’elaboració de codis ètics en les Administracions públiques i en les empreses, que contemplin mesures de protecció enfront de tota discriminació per raó d’orientació sexual. Així mateix, en l’elaboració dels plans d’igualtat i no discriminació s’ha d’incloure les persones trans, amb especial atenció a les dones trans.
11. Canal de denúncies
La Llei 2/2023, de 20 de febrer, va donar peu a la creació del canal de denúncies com una eina ideada perquè els anomenats «informants» (whistleblowers) comuniquin, de manera confidencial, determinades conductes irregulars, atorgant al seu torn una protecció adequada enfront de les possibles represàlies que puguin patir aquells.
Entre els citats informants, es distingeixen:
• Empleats públics.
• Persones treballadores per compte d’altri.
• Persones treballadores autònomes.
• Accionistes, partícips i persones pertanyents a l’òrgan d’administració, direcció o supervisió d’una empresa.
• Qualsevol persona que treballi per a, o sota la supervisió i direcció de, contractistes, subcontractistes o proveïdors.
• La protecció s’estén als representants legals i familiars de l’informant.
A través del canal poden denunciar-se:
• Accions i omissions constitutives d’infraccions del dret de la Unió Europea.
• Accions i omissions constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu.
Hi ha un ampli catàleg d’infraccions i sancions en cas de prosperar la denúncia.
Les Administracions, organismes i altres entitats obligades a comptar amb aquest sistema intern degueren implantar-lo amb data límit 2 de juny de 2023. S’exceptuaven les entitats jurídiques del sector privat amb menys de 250 persones treballadores, per a les quals es va ampliar el termini fins a l’1 de desembre d’aquest any. En relació als canals d’informació externa (Autoritat Independent de Protecció de l’Informant), l’adaptació degué produir-se fins al 2 de setembre de 2023.
Empreses amb centres de treball amb 200 o més persones treballadores o 100 per torn
12. Pla de mobilitat sostenible al treball
La Llei 9/2025, de 3 de desembre, de Mobilitat Sostenible, va implantar l’obligació de les empreses amb un determinat nombre de persones treballadores en plantilla (200 empleats per centre de treball o 100 per torn) d’elaborar, negociar i implantar un pla de mobilitat sostenible al treball.
Les empreses i les entitats del sector públic hauran de disposar d’aquests plans per a aquells centres de treball amb més de 200 persones treballadores o 100 per torn el centre de treball del qual habitual sigui aquest centre d’activitat.
Aquesta obligació serà aplicable també a les entitats públiques estatals per a centres de treball amb les citades persones en plantilla o torn i, a més, podrà estendre’s a altres entitats públiques si així ho estableix l’Administració competent en matèria de transport i mobilitat.
Els plans seran objecte de negociació amb la representació legal de les persones treballadores; en empreses sense representació legal, es crearà una comissió negociadora.
Respecte al contingut, els plans han d’incloure solucions de mobilitat sostenible. La norma posa alguns exemples:
• L’impuls de la mobilitat activa.
• El transport col·lectiu.
• La mobilitat de baixes emissions.
• Solucions de mobilitat, tant compartida com col·laborativa.
• Solucions per a facilitar l’ús i recàrrega de vehicles zero emissions.
• El teletreball, en els casos en els quals sigui possible.
Així mateix, s’inclouran mesures relatives a la millora de la seguretat viària i prevenció de accidents en els desplaçaments al centre de treball, per la qual cosa es fomentarà la formació en tots dos àmbits.
En aquests plans, es tindran en compte no solament a les persones treballadores del centre, sinó també als visitants, proveïdors i a qualsevol altra persona que requereixi accedir al centre de treball.
Es regula una altra especialitat: si coincideixen en el mateix lloc diversos centres de treball, es promouran mecanismes de coordinació entre ells per a l’intercanvi d’informació i la posada en marxa de solucions de mobilitat sostenible.
De no implantar-se els plans, es consideren infraccions lleus (castigades amb multes entre 101 i 2.000 euros):
• L’incompliment de l’obligació de disposar dels plans de mobilitat sostenible al treball en el termini estipulat, quan amb això es produeixi un perjudici per al sistema de mobilitat.
• L’incompliment de l’obligació d’elaborar un informe de seguiment sobre el nivell d’implantació de les actuacions i les mesures del pla, quan amb això es produeixi un perjudici per al sistema de mobilitat.
Aquestes infraccions lleus prescriuen al cap de sis mesos des de la seva comissió, i les sancions també al cap de sis mesos, en aquest cas a comptar des de la fermesa de la resolució.